Rilevazione presenze app per studi dentistici: Presenze by Zukkero

01 · Per chi è

A chi serve un'app per le presenze in un centro

A tutto lo staff: ASO, reception, igienisti e collaboratori che timbrano, chiedono ferie e firmano la busta paga. All’amministrazione, che chiude il mese e tiene in ordine i documenti. Al consulente del lavoro, che riceve un export invece di un foglio ricostruito. E al titolare, che vuole sapere il costo del personale senza aspettare la fine del trimestre.

Presenze by Zukkero è pensato per centri da poche persone fino a più sedi e più società nello stesso account, ognuna con le sue buste paga.

L’abbiamo costruito con l’amministrazione di un centro che ogni mese perdeva un pomeriggio a ricostruire presenze e ferie da fogli diversi, e con le ASO che non volevano un’app che le seguisse fuori dal lavoro. Le due richieste sono diventate le regole del programma.

02 · Il problema

Fogli firma, ferie a voce e buste paga stampate

Ogni centro ha la sua versione dello stesso problema. Il foglio firma all’ingresso che qualcuno compila a fine giornata. Le ferie chieste a voce in corridoio, approvate con un cenno e dimenticate. Le buste paga stampate, lasciate in reception, firmate con settimane di ritardo e poi cercate in un raccoglitore. L’attestato del corso di una ASO scaduto da tre mesi, scoperto durante un controllo.

03 · Timbratura

Timbrare dal telefono senza sentirsi controllati

La timbratura funziona in due modi. Dal telefono, con un’app che si installa senza passare dagli store: si apre un link, si aggiunge alla schermata iniziale, e da quel momento si timbra con un tocco. Oppure da un chiosco con PIN all’ingresso del centro, per chi non ha il telefono con sé o preferisce così.

Il controllo della posizione è stato pensato prima di tutto per chi timbra. Il programma salva soltanto “in sede” o “fuori sede”, mai le coordinate. Non esiste una mappa degli spostamenti, perché non serve a nessuno.

Gli arrotondamenti sono sempre a favore del dipendente. Se qualcuno timbra due minuti dopo l’inizio del turno, non perde un quarto d’ora. È una regola che abbiamo scritto nel programma, non una scelta da fare ogni mese.

Chi è entrato e chi è uscito si vede in tempo reale dalla schermata della sede: utile la mattina, quando bisogna sapere se la seconda ASO è arrivata, e utile a fine giornata, quando qualcuno dimentica di timbrare l’uscita e il programma lo segnala prima della chiusura del mese.

04 · Ferie e permessi

Ferie e permessi approvati con un clic dall'email

Ogni persona vede i suoi saldi e manda la richiesta dall’app. Il responsabile riceve un’email con due pulsanti, Approva e Rifiuta. Clicca uno dei due e la decisione si registra da sola in Presenze e, se lo usi, in Turni by Zukkero.

Non serve aprire il programma per approvare. Non serve ricordarsi di aggiornare il turno. Un permesso a inizio o fine giornata accorcia il turno di quella persona; se l’approvazione viene annullata, il turno torna com’era.

I saldi si aggiornano da soli dopo ogni approvazione, e ogni persona sa quanti giorni le restano senza doverlo chiedere in amministrazione.

05 · Chiusura del mese

Export presenze per il consulente del lavoro

A fine mese l’amministrazione chiude il periodo e genera l’export per il consulente del lavoro: presenze, assenze, ferie, permessi, straordinari, per ogni persona e per ogni società. Il file è pronto per essere inviato, senza ricostruzioni.

Prima della chiusura, il programma mostra le anomalie: timbrature mancanti, giorni senza entrata o senza uscita, ferie richieste e non ancora decise. Si sistemano in pochi minuti, quando sono ancora fresche, invece di scoprirle dal consulente del lavoro un mese dopo.

Con Turni by Zukkero collegato, le ore timbrate entrano nel saldo ore e il mese chiuso resta bloccato in entrambi i programmi. Il report del costo del personale si aggiorna con gli stessi dati, così il titolare vede il costo di ogni sede senza aspettare il cedolino.

06 · Documenti e buste paga

Firma delle buste paga online, dal telefono

I documenti di ogni dipendente stanno in un archivio cifrato: contratto, attestati, documenti d’identità, tutto nella scheda della persona, visibile solo a chi deve vederlo.

La busta paga arriva nell’app. La persona la legge e la firma dal telefono, con il dito oppure con un codice ricevuto via email. Alla busta viene aggiunta una pagina che attesta la firma, con data e ora. La copia firmata va in automatico su Google Drive, nella cartella della persona.

Per l’amministrazione vuol dire quattro passaggi in meno per ogni dipendente ogni mese. Per la persona vuol dire avere sempre le sue buste paga a portata di mano, senza chiederle.

Se una persona non ha ancora firmato, l’amministrazione lo vede in una lista e manda un promemoria dall’app. Niente più “passa in reception a firmare”.

07 · Scadenze e organizzazione

Scadenze dei documenti, crediti ECM e vita del personale

Avvisi 60 giorni prima

Per un centro vuol dire non scoprire più in un controllo che un attestato è scaduto, e per la persona vuol dire ricevere il promemoria in tempo per rinnovarlo con calma.

Ogni documento ha una data di scadenza e il programma avvisa 60 giorni prima. Lo stesso vale per i crediti ECM e per i corsi di formazione obbligatori. Le notifiche arrivano nell’app e si spuntano quando la cosa è fatta, così la lista resta pulita.

Persone e organizzazione

• Scheda completa della persona: contratto, ruolo, sede, documenti, saldi.
• Organigramma e bacheca degli avvisi per comunicare a tutto il centro in un posto solo.
• Checklist di ingresso e di uscita: cosa consegnare, cosa firmare, cosa revocare quando una persona arriva o va via.
• Più società e più sedi nello stesso account, ognuna con le sue buste paga e i suoi export.

Piani

Presenze by Zukkero è disponibile nei piani Base, Plus e Completo, in base a quante di queste funzioni ti servono. In demo vediamo insieme quale è adatto al tuo centro.

FAQ

Domande frequenti