Casi studio / CrystalDENT
Caso studio · Milano, zona CorvettoCrystalDENT: dal caos alla tranquillità, con un solo gestionale
Cinque riuniti, una sala di chirurgia, due sedi e una squadra che cresceva. Quando lo studio ha cominciato a perdere il filo di cose che all’inizio erano semplici, ha deciso di automatizzare. Da lì è nato myKlinik.
- Aperto nel 2017
- Milano e Torino
- 4 programmi Zukkero in uso
Nella foto: la dottoressa Madalina Topor nello studio CrystalDENT di Milano.
Uno studio moderno, una giornata piena
CrystalDENT apre nel 2017 in via Carlo Marochetti 27, a Milano, in zona Corvetto. Oggi ha anche una sede a Torino.
Cinque riuniti, uno dei quali per la chirurgia, una sala per le panoramiche, la sterilizzazione, una sala d’attesa moderna e due uffici di direzione. Accanto sta nascendo un ambulatorio dedicato alla medicina estetica, che aprirà entro la fine dell’anno.
La direttrice sanitaria è la dottoressa Madalina Topor. Il sito dello studio è crystaldent.it. Con lei lavorano un chirurgo, un medico, due odontoiatre e un’igienista, ognuno affiancato dalla sua ASO (il chirurgo da due), due persone in reception, un odontotecnico e un direttore amministrativo.
Tre modi di lavorare in pochi anni, e sempre lo stesso limite
All’inizio il diario clinico era di carta. Poi lo studio è passato a un gestionale digitale, e dopo a un altro, perché il primo era rimasto indietro. Anche il secondo però non offriva automazioni né collegamenti con altri programmi.
Così tutto dipendeva dalle persone, con gli errori che ogni lavoro a mano si porta dietro. Finché i pazienti erano pochi si reggeva. Con la crescita dello studio si è cominciato a perdere traccia di cose che all’inizio erano banali, ed è lì che la direzione ha deciso: automatizzare e semplificare la vita a tutti.
«Zukkero mi ha dato più controllo sull’attività. Finalmente mi sento più tranquilla. Prima era tutto nella mia testa: sentivo di dover controllare e sapere tutto, ma con migliaia di pazienti ti rendi conto che è impossibile. Avere uno strumento che ti aiuta a gestire tutto e a restare tranquilla è davvero una meraviglia.»
Cosa è cambiato per chi lavora nello studio
Immagina un’accoglienza fatta bene, moltiplicata per tutti i pazienti di cinque riuniti, ogni giorno. E nei giorni di chirurgia, ancora di più.
La reception
Prima
- Una telefonata a ogni paziente per chiedere la conferma, tante al giorno
- Registrazione dei pazienti e domande di cortesia fatte a mano, una per una
- Se un paziente chiedeva del suo lavoro, bisognava chiedere alle ASO
Con myKlinik
- Il promemoria parte su WhatsApp o via SMS e il «Sì» del paziente conferma da solo
- Il tempo della reception torna all’accoglienza
- Lo stato del lavoro di laboratorio si vede nella scheda, mentre il paziente è al telefono
Le ASO e il magazzino
Prima
- Carico e scarico dei materiali scritti a mano
- Scadenze e prodotti mancanti scoperti all’ultimo momento
Con myKlinik
- Si carica e si scarica con il lettore di codici a barre
- Avvisi automatici quando un prodotto sta per scadere o sta per finire
Il laboratorio
Prima
- Fogli stampati e compilati a mano in uscita, e di nuovo in entrata
- Per sapere a che punto era un lavoro si perdeva tempo prezioso a cercare tra i fogli
Con myKlinik
- Il lavoro parte dal piano di cura, con lo stato sempre aggiornato
- Quando il paziente chiama, la reception sa già quando arriverà il lavoro
Turni e presenze del personale
Prima
- Presenze tenute a mano, sempre un caos
- Turni costruiti incastrando ore, ferie, richieste e assenze
Con Turni e Presenze
- Si timbra dal telefono
- L’amministrazione fa i turni in pochi clic partendo da ore, ferie, richieste, assenze e copertura, e ognuno li vede sul telefono
Il biglietto d’oro, e nessun paziente dimenticato
Con tanti pazienti in sospeso, chi seguiva i preventivi perdeva il conto di chi richiamare, a partire dai preventivi più importanti.
Oggi, dopo la prima visita, si scrive il biglietto d’oro: i punti che stanno a cuore a quel paziente. È la cosa che lo fa sentire ascoltato, e che con tanti pazienti nessuno riesce a ricordare a memoria.
L’intelligenza artificiale propone un messaggio personale che unisce il biglietto d’oro e il motivo per cui il paziente non ha ancora iniziato le cure. Il messaggio parte solo dopo che chi segue il paziente lo ha riletto e confermato.
Lo studio ci ha dato tutto. Noi l’abbiamo migliorato.
Tutti i materiali dello studio
Listino, modelli di documento, magazzino, schede impianti e il modo di lavorare di ogni ruolo sono entrati in myKlinik. I documenti li abbiamo anche aggiornati e migliorati.
Documenti sempre in regola
Quando esce una nuova norma, i documenti si aggiornano. Lo studio viene sempre informato e il suo consenso viene chiesto prima.
Nato da una richiesta precisa
Le conferme facevano perdere troppo tempo. Da qui sono nati i collegamenti e le automazioni con WhatsApp e SMS. Poi il laboratorio, e da lì tutto il resto.
Un solo gestionale, un flusso semplice
Tutto il team usa i quattro programmi ogni giorno: fatture, Sistema TS, conferme, laboratorio, presenze, incassi e previsioni di incasso. Per la direzione il risultato è più controllo sull’attività, incassi in crescita e più serenità per medici e pazienti.
Le domande sul caso CrystalDENT
CrystalDENT ha dovuto chiudere lo studio per passare a myKlinik?
Quali programmi Zukkero usa CrystalDENT?
Il mio studio può avere i suoi documenti e le sue regole come CrystalDENT?
Come funzionano le conferme degli appuntamenti?
Il tuo studio lavora in modo simile?
In una demo ti mostriamo myKlinik con dati di prova vicini al tuo modo di lavorare. La migrazione la facciamo noi, senza chiudere lo studio.