Presenze / Documenti del personale

Presenze by Zukkero

Documenti tra PC, email e armadio? Ognuno nella scheda della persona, cifrato

Il contratto in una cartella del computer, il certificato in un’email, la copia del documento nell’armadio. In Presenze ogni documento sta nella scheda della persona, diviso per tipo, cifrato in una cartella privata del sito della clinica. E sai chi lo ha letto.

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Archivio cifrato
Presa visione registrata
Scadenza del documento d’identità

Presenze · Documenti e buste paga

Documenti e buste paga in Presenze: i file restano cifrati sul server, con persona, categoria, mese e la colonna Letto

CifratoMai un file pubblico sul sito

Presa visioneSai chi l’ha aperto e quando

01 · Perché si cambia

Un posto per ogni documento, non tre

Oggi

Cartelle sul PC di qualcuno, allegati sparsi, l’armadio
Buste paga e certificati visibili a chi usa quel computer
Non sai se il regolamento è stato letto

Con Presenze

Ogni documento nella scheda della persona, a cartelle
File cifrati, scaricabili solo da chi ne ha diritto
La presa visione si registra da sola

02 · Chi lo cerca

Un archivio dei documenti dei dipendenti già diviso per tipo

Chi cerca «archivio documenti dipendenti» di solito ha già perso un documento almeno una volta. In Presenze ogni file entra in una cartella precisa.

Buste paga

Con la firma dal telefono.

Contratto e lettere

Assunzione, proroghe, comunicazioni.

Attestati e certificati

Corsi, abilitazioni, formazione.

Documenti d’identità

Con il tipo e la scadenza.

Giustificativi

Le carte delle assenze.

Regolamenti e procedure

Anche uno per tutti, con la lettura.

03 · Come funziona

Carica, avvisa, sai chi ha letto

Carichi il documento

Scegli la persona, oppure tutti, il tipo e il titolo. Decidi se la persona lo vede o se resta solo all’amministrazione, e se serve la firma. Il file si salva cifrato.

Caricamento di documenti con persona, categoria, titolo, mese e le caselle La persona lo vede e Chiedi la firma

La persona riceve l’avviso

Come notifica nell’app o sul canale scelto dalla clinica. Lo trova nel suo spazio, tra i suoi documenti.

La tua clinicaavvisi di Presenze

In Presenze trovi un nuovo documento: Regolamento interno. 09:02

Aperto alle 09:14 · presa visione registrata

La presa visione si registra

Quando la persona apre il documento, Presenze segna che l’ha letto. L’amministrazione vede chi l’ha aperto e chi no.

Niente più «non l’ho mai ricevuto».

I documenti d’identità scadono

Carta d’identità, passaporto o permesso di soggiorno hanno la loro data di scadenza. Prima che scadano arriva l’avviso alla persona e all’amministrazione. Il rinnovo sostituisce il vecchio.

04 · Dove stanno i file

Sul sito della clinica, in una cartella che nessuno apre da fuori

Cifrati

Ogni file è cifrato sul server, non un PDF lasciato in una cartella.

Cartella privata

Nome casuale e accesso diretto negato: non esiste un indirizzo da indovinare.

Solo chi ha diritto

Ognuno scarica i suoi documenti. Il documento d’identità lo vedono solo la persona e l’amministrazione.

In quale piano c’è. Documenti, buste paga e presa visione sono nel piano Plus. Gli avvisi sulle scadenze dei documenti arrivano con lo stesso modulo.

Domande frequenti

Documenti del personale

Dove vengono salvati i documenti?

In una cartella privata sul sito della clinica, cifrati. Non sono mai serviti come file pubblici: si scaricano solo da Presenze, dopo il controllo di chi li chiede.

Il dipendente vede tutto quello che c’è nella sua scheda?

No. Per ogni documento decidi se è visibile alla persona o solo all’amministrazione.

Posso mandare un documento a tutto lo staff?

Sì, per esempio un regolamento o una procedura. Ognuno lo trova nel suo spazio e vedi chi l’ha già aperto.

C’è un limite di dimensione?

Ogni file può arrivare a 10 MB, più che sufficienti per un contratto o una busta paga in PDF.

Vuoi svuotare l’armadio dei documenti?

In demo carichiamo un contratto e un regolamento di prova e vediamo chi li ha letti.

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